מה באמת קורה כאשר כמה מערכות דיוור במקביל מתחרות על אותו לקוח? האם הן פוגעות זו בזו? על אתגרים בעבודה עם כמה מערכות דיוור ואיך לפתור אותם.
תוכן עניינים
האזנה לפודקאסט
פודקאסט ובלוג מובילים בעברית בנושאי אימייל מרקטינג (email marketing) ועבירוּת אימיילים (deliverability).
הגעתם אל הבלוג והפודקאסט המובילים והמעודכנים ביותר בעברית בתחום אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, שיווק ודאטה. כאן תמצאו שפע מאמרים מפורטים ופודקאסטים מקצועיים למתחילים ולמתקדמים, המכסים את התחום בצורה מעמיקה.
חלק מהפרקים כוללים ראיונות עם מומחי אימייל מרקטינג בינלאומיים מובילים, המשולבים בעברית.
אימייל מרקטינג הוא ערוץ ותיק, אך דווקא בגלל שהוא “הסבא” של המדיה הדיגיטלית, הוא לא תמיד זוכה לתשומת לב והמקצועיות הראויה. היום הולך ונהיה קשה יותר להגיע לאינבוקס. כדי להצליח באימייל מרקטינג, יש להתמקצע ולא להסתמך רק על הפלטפורמה (מערכת הדיוור) שתעשה את הכל.
בבלוג ובפודקאסט תמצאו מידע מקיף ועדכני בנושאים כמו אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, סקירות מערכות דיוור, אוטומציה שיווקית, שיווק באמצעות תוכן, אימייל מרקטינג לאיקומרס, טיפים לשיווק במייל, דיוור בסטארטאפים ועוד.
יוצר הפודקאסט והבלוג, סלע יפה, הוא מומחה בינלאומי לעבירוּת אימיילים ושיווק באימייל. הוא מסייע למדוורים גלובליים, סטארטאפים, סוכנויות אימייל ומערכות דיוור (ESPs) בנושאי עבירוּת אימיילים, אימות אימייל (SPF, DKIM, DMARC, BIMI) ואסטרטגיית אימייל.
A blog and podcast (in Hebrew) about email marketing, email deliverability, marketing, and data.
אתגרי עבודה עם כמה מערכות דיוור במקביל
בארגונים רבים, אפילו אם מדובר בעסקים קטנים, שכיח שמשתמשים במספר מערכות מדוורות ולא רק במערכת דיוור אחת וזה מציב לא מעט אתגרים.
אלו יכולות להיות שתי מערכות דיוור ואוטומציה שיווקית או יותר, שמופעלות בחטיבות שונות (למשל מערכת אחת בחטיבת השיווק ומערכת אחרת בחטיבת השירות), ומספר מערכות נוספות ששולחות אימיילים כגון מערכת CRM, מערכת לניהול לקוחות, מערכות הנהלת חשבונות, אפליקציית שירות וכו’.
מצב כזה שכיח בארגונים גדולים עם חטיבות ומחלקות עצמאיות, או כאשר נעשה שימוש במערכות ייעודיות לכל תחום.
מה הם האתגרים במצב שבו יש ריבוי של מערכות מדוורות?
בארגונים רבים, אפילו אם מדובר בעסקים קטנים, שכיח שמשתמשים במספר מערכות מדוורות ולא רק במערכת דיוור אחת. מצב זה מביא איתו לא מעט אתגרים.
מצב של ריבוי מערכות מדוורות יכול להיות כששתי מערכות דיוור ואוטומציה שיווקית (או יותר), מופעלות בחטיבות שונות. למשל, מערכת אחת בחטיבת השיווק ומערכת אחרת בחטיבת השירות. בנוסף כמעט תמיד ישנם עוד כלים או מערכות ששולחות אימיילים כגון מערכת CRM, מערכות הנהלת חשבונות, בילינג וסליקה, אפליקציית שירות, פרודקאט ועוד.
מצב כזה שכיח בארגונים גדולים עם חטיבות ומחלקות עצמאיות, או כאשר נעשה שימוש במערכות ייעודיות לכל תחום או חטיבה.
מה הם האתגרים במצב שבו יש ריבוי של מערכות מדוורות?
זיהוי כל המערכות המדוורות
במהלך תהליכי ליווי בתחום עבירוּת אימיילים עם לקוחות, אני נתקל לא פעם בכך שהם אינם מודעים לכל המערכות ששולחות מיילים בשם הדומיין או הדומיינים שלהם. למרבה השמחה ניתן להשתמש בדוחות DMARC כדי לגלות את כל המערכות שמדורות בשם הדומיין, מה מצב האימות שלהן מבחינת SPF ו-DKIM וגם מהי הכמות שנשלחת מכל אחד מהמערכות. תמיד באמצעות הדוחות החשובים הללו אני מגלה מערכת אחת או יותר שאף אחד לא זכר שהיא קיימת, איזו מערכת legacy או שרתי פיתוח ששולחים אימיילים לצורכי טסטים אבל כבר אינם רלוונטיים.
במערכות רלוונטיות אני מטפל כדי לוודא אימות דומיין תקין ומערכות שאינן לרוונטיות אני מוודא שבארגון דואגים לכבות אותן ובמקביל מוחק את ההרשאות שלהן ב-DNS.
ראו מאמרי הרחבה על הפרוטוקולים לאימות דומיין
קונפליקטים, חוסר עקביות במסרים, הצעות כפולות או סותרות.
כאשר כמה מערכות שיווק פועלות במקביל מול אותו הקהל, כל מערכת מייצרת קמפיינים משלה, (לאו דווקא קמפיינים שיווקיים, אלו יכולים להיות גם קמפיינים שירותיים), פעמים רבות ללא סנכרון ביניהן, לעיתים בלי לדעת מה נשלח ממחלקות וחטיבות אחרות.
הכפילות הזו יוצרת מצב של חוסר אחידות במסרים, מסרים סותרים וריבוי תיקשורים שמובילים לשחיקה ועייפות מאימיילים ומסרים מערוצים נוספים שהארגון מפעיל (SMS, פוש ואחרים). יש פה פוטנציאל לדיוור יתר (Over-mailing) כשנמען אחד עשוי לקבל 2-3 אימיילים ביום ממקורות שונים מאותו ארגון, דבר שמעלה את הסיכויים להסרה מרשימה או סימון השולח כספאם. ריבוי הערוצים במצב בו מערכות שונות שולחות אימיילים מהדומיין העסקי, פעמים רבות בזהויות שונות ולא עקביות אימיילים נמענים עשויים לא לזהות את הארגון המדוור ולדווח על ספאם או פישינג.
גם אם לקוח נתן הסכמה לקבל תיקשורים מהארגון פעמים רבות לא קיים קישור הסרה באימיילים תפעוליים וטרנזקציוניים. בארגונים מסוימים מופעל CDP או מנגנון orchestration אחר במטרה לסנכרן את התקשורים עם הלקוחות ולהקפיד על “חוקי נגיעה” (מינון המסרים שלקוח יכול לקבל ותיעדופם).
אינטגרציית נתונים
במקרה שמשתמשים ביותר ממערכת דיוור אחת, אחרי יבוא ראשוני של הנתונים הקיימים אל כל המערכות המדוורות, צריך לבנות אינטגרציה שמקימה את הנרשמים החדשים או מעדכנת את הקיימים בכל המערכות. ניתן לעשות זאת באמצעות API או באמצעות כלי אינטגרציה כגון זאפייר, מייק, Pabbly, N8N, או כלי אינטגרציה שפועלים בוורדפרס (Uncanny Automator, Flowmattic, BitFlow, WP Fusion ואחרים) וכלי אינטגרציה אחרים לרבים מהם יש אפליקציות מובנות של המערכות השונות וגם אם המערכת שאתם משתמשים בה חסרה ויש לה API, ניתן בקלות לבצע התממשקות עם API.
בתמונה – אינטגרציית נתונים בוורדפרס:
- קבלת webhookd בעת הרשמה לדיוור מטופס FluentForms.
- בדיקת תקינות אימייל עם Zerobounce.
- בדיקת תקינות אימייל עם Reoon.
- מניפולציה על טקסט (לקבלת אחידות בתוצאת בדיקת האימייל).
- חילוץ טקסט מסטרינג.
- חילוץ שם הדומיין מכתובת האימייל.
- פורמט לשדה תאריך.
- קריאה ל-API לקבל נתוני מדינה לפי IP של ממלא הטופס.
- עדכון שדה הטלפון לפורמט בינלאומי.
- קריאה ל-API לעדכון נתונים במערכת הדיוור.
- אפליקציה לעדכון מערכת הדיוור.
ערבוב בין דיוור שיווקי, תפעולי, טרנזקציוני
כל אימייל שנשלח מהעסק – בין אם מדובר בהודעה שיווקית, טרנזקציונית או תפעולית – משפיע על העבירוּת (email deliverability). לכן, מיפוי כל צורכי האימייל בארגון (גם בעסק קטן זה רלוונטי) והפרדה בין סוגי הדיוור השונים (email streams) הם שלבים ראשוניים והכרחיים בבניית המוניטין (reputation) שיהווה בסיס לפעילות אימייל בריאה.
שלושת סוגי האימיילים: מה חשוב יותר?
אימיילים טרנזקציוניים: אלו הודעות שנשלחות אוטומטית ובתגובה מיידית לפעולה של משתמש: אישור הזמנה, איפוס סיסמה, קוד MFA הצטרפות לרשימת תפוצה, שליחת חשבונית, או התראה על בעיית תשלום. הנמען מצפה להם – וכל עיכוב או בעיה (האימייל לא מגיע) עלולים לפגוע באמון בין המשתמש לארגון.
אימיילים תפעוליים: הודעות שמטרתן ליידע את המשתמש על תהליכים שוטפים: עדכונים על שירות, התראות והודעות מערכת, שינוי מדיניות, תזכורות לתשלומים, חשבונית חודשית ועוד.
אימיילים שיווקיים: קמפיינים מתוזמנים מראש כמו ניוזלטרים, מבצעים ועדכונים. ברוב הארגונים זו המאסה הגדולה מבחינת כמות אימיילים. שיעורי ה-engagement (פתיחה והקלקה) יהיו בד”כ נמוכים יותר (גם ברשימות איכותיות), ולעיתים ייתקלו בדיווחי ספאם גם אם המשתמשים נרשמו בעבר.
מבחינת עבירוּת ההיררכיה ברורה: הכי קריטי: אימיילים טרנזקציוניים, במקום השני: אימיילים תפעוליים ובמקום האחרון: אימיילים שיווקיים.
למה חשוב להפריד בין סוגי אימילים שונים?
כאשר כל האימיילים נשלחים מאותו מקור, אותו דומיין, ולעיתים גם אותה כתובת IP, פעילות שיווקית עלולה לפגוע במוניטין של הדומיין וכך לסכן את העבירוּת של האימיילים החשובים יותר: טרנזקציוניים ותפעוליים.
הפתרון לניהול נפרד של מוניטין לכל סוג פעילות מבוצע לרוב ע”י חלוקה לתת-דומיינים, כתובות IP שונות, שרתי שליחה ייעודיים לכל email stream.
ראו הרחבה על הפרדת דיוורים
ניהול מדיניות הסרה והסכמות
כאשר משתמשים בכמה מערכות מדוורות במקביל צריך לכבד את בקשות ההסרה מכל המערכות ולסנכרן את הנתונים לתוך קובץ אחד לצורך תיעוד. אפשר לעשות את זה עם מערכות אינטגרציה כגון Zapier, Make ואחרים. גם אם המערכת אינה כוללת אינטגרציה עם אותם כלים אפשר יחסית בקלות לבצע אינטגרציה עם API של אותה המערכת.
שימוש במרכז העדפות שמסונכרן עם כל המערכות המדוורות הוא אמצעי נוסף שמאפשר הסרה או שינוי העדפות דיוור מבחינת תכנים ותדירות דיוור ממערכת אחת שלא בהכרח משפיע על האחרות. זה מצב שכיח בתקשורים תפעוליים וטרנזקציוניים שנמען לא יכול להסיר את עצמו מהם כל עוד הוא לקוח פעיל של הארגון.
פיזור נתונים והיעדר Single Source of Truth
אחד האתגרים שה-CRM התיימר לפתור הוא המידע המפוזר בחטיבות ומחלקות שונות (סילו / איי מידע). כיום ישנן מערכות כגון CDP שמאפשרות לסנכרן נתונים ולטייב אותם כדי לפתור את אתגרי פיזור המידע.
קושי אחר הוא קבלת נתונים ודשבורד אנליטיקה ממערכות שונות וריכוזן בתצוגת לקוח אחודה.
במסגרת deliverability summit ראיינתי את Kevin Steba מחברת SEINō שהחברה שלו מתיימרת לפתור את אתגר האנליטיקה והתובנות שמתקבלות ממערכות דיוור שונות.
הרחבה על התכנים מ- deliverability summit
ראיונות בפודקאסט עם מומחי אימייל מרקטינג בינלאומיים
האזנה לפודקאסט
פודקאסט ובלוג מובילים בעברית בנושאי אימייל מרקטינג (email marketing) ועבירוּת אימיילים (deliverability).
הגעתם אל הבלוג והפודקאסט המובילים והמעודכנים ביותר בעברית בתחום אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, שיווק ודאטה. כאן תמצאו שפע מאמרים מפורטים ופודקאסטים מקצועיים למתחילים ולמתקדמים, המכסים את התחום בצורה מעמיקה.
חלק מהפרקים כוללים ראיונות עם מומחי אימייל מרקטינג בינלאומיים מובילים, המשולבים בעברית.
אימייל מרקטינג הוא ערוץ ותיק, אך דווקא בגלל שהוא “הסבא” של המדיה הדיגיטלית, הוא לא תמיד זוכה לתשומת לב והמקצועיות הראויה. היום הולך ונהיה קשה יותר להגיע לאינבוקס. כדי להצליח באימייל מרקטינג, יש להתמקצע ולא להסתמך רק על הפלטפורמה (מערכת הדיוור) שתעשה את הכל.
בבלוג ובפודקאסט תמצאו מידע מקיף ועדכני בנושאים כמו אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, סקירות מערכות דיוור, אוטומציה שיווקית, שיווק באמצעות תוכן, אימייל מרקטינג לאיקומרס, טיפים לשיווק במייל, דיוור בסטארטאפים ועוד.
יוצר הפודקאסט והבלוג, סלע יפה, הוא מומחה בינלאומי לעבירוּת אימיילים ושיווק באימייל. הוא מסייע למדוורים גלובליים, סטארטאפים, סוכנויות אימייל ומערכות דיוור (ESPs) בנושאי עבירוּת אימיילים, אימות אימייל (SPF, DKIM, DMARC, BIMI) ואסטרטגיית אימייל.
A blog and podcast (in Hebrew) about email marketing, email deliverability, marketing, and data.
חלק שני של הריאיון המרתק עם Jakub Olexa, מנכ”ל מערכת הדיוור Mailkit ושרת הדיוור הטרנזקציוני Omnivery, ומהמומחים הבולטים לתופעת האינטראקציות הלא אנושיות.
מדובר בבוטים “טובים” שפותחים ומקליקים על אימיילים כדי להגן על פרטיות המשתמשים או על מנת לבצע סריקה של הקישורים שבתוך האימייל לצורכי אבטחה.
זה יוצר שיבוש בעולם האימייל מרקטינג – חלק גדול מהפתיחות וגם חלק מסוים מההקלקות שאתם רואים במערכת הדיוור שלכם הם נתונים מנופחים של פתיחות והקלקות שווא, בדיוק בגלל התופעה הזו של אינטראקציות לא אנושיות.
אני מתכוון לערוך את הפרק ולתרגם אותו לעברית ואפרסם את הפרק בליווי תרגום סימולטני לעברית בהמשך כאן ב-crm.buzz
בינתיים אני מפרסם כאן את הפרק באנגלית, בשני חלקים. השבוע יובא החלק ראשון ובשבוע הבא אביא את החלק השני.
השבוע אשתתף ב- Deliverability Summit (וועידת עבירוּת) באמסטרדם ביומיים מרוכזים של מינגלינג ולמידה עם המומחים המובילים בעולם, גם את Jakub אפגוש שם. הוועידה מתמקדת בניהול עבירוּת במערכות דיוור, ניהול שרתי דיוור, ויחסי הגומלין בין מערכות דיוור, הלקוחות של מערכות הדיוור, ספקיות האימייל והגופים הנלחמים בספאם.
אני מתכוון לערוך ראיונות בשטח ואשזור אותם בפרקים הבאים של הפודקאסט.
הכרטיסים לוועידה עצמה אזלו, אבל אפשר לצפות בשידור הסטרימינג מהוועידה אונליין ואף קיבלתי ממארגני הועידה קוד הנחה למי שמעוניין לרכוש כרטיס.
קוד הנחה: SELLA
אני סלע יפה, מומחה אימייל מרקטינג ועבירוּת אימיילים. אני מזמין אותך לפגישת יעוץ ראשונית של 1/2 שעה ללא עלות בנושא עבירוּת אימיילים ואסטרטגיית אימייל מרקטינג. book an email deliverability discovery call.
לקריאה נוספת
Sella Yoffe
Email Deliverability & Email Marketing Expert
Helping global email senders, startups, digital agencies, and ESPs with email deliverability, email authentication (SPF, DKIM, DMARC, BIMI), and email & content strategy
Podcast creator & Blogger @ CRM.BUZZ & EmailGeeks.Show
