שוב אימייל טרנזקציוני הגיע לספאם? דיוור מופרד של אימיילים טרנזקציוניים ושל אימיילים שיווקים בפעילות דיוור בעסקים מאפשרת לנהל ולשמר sender reputation נפרד לכל פעילות דיוור.
תוכן עניינים
ספרו לי בקצרה
כל אימייל שעסק שולח משפיע על העבירוּת (email deliverability) – לטוב או לרע. דיוור מופרד של אימיילים טרנזקציוניים, אימיילים שיווקים ואימיילים תפעוליים תשפר את העבירוּת ותמנע מצבים מביכים בהם מיילים טרנזקציוניים אינם מגיעים ליעדם.
אולי בגלל חוסר מודעות, אולי בגלל עצלנות, או מכל סיבה אחרת, אחת הטעויות הנפוצות שמדוורים עושים היא לא לשלוח דיוורים תחת הדומיין שלהם.
כתוצאה מכך האימיילים נשלחים מדומיין כללי של מערכת הדיוור.
אימות דומיין (domain authentication) של העסק בשרתי הדואר האלקטרוני ומערכות דיוור מאפשרים לפתח ולשמר sender reputation עצמאי ובהנחה שהמדוור פועל נכון, דיוור עם דומיין מאומת של העסק עשוי לשפר את העבירוּת של הדיוורים.
היתרון היחיד שאני יכול למצוא בדיוור תחת דומיין כללי של מערכת הדיוור הוא שזה אינו דורש ממדוור אחריות ליצור, לפתח ולשמר sender reputation עצמאי וכך "ליהנות" מחופש רב יותר לעשות שטויות שלא יפגעו בדומיין של העסק כי הדיוור לא נעשה באמצעותו.
החיסרון הגדול הוא, שללא אימות הדומיין האישי של העסק, כל המדוורים שלא אימתו את הדומיינים שלהם מדוורים תחת דומיין של מערכת הדיוור ונמצאים למעשה באותה נקודת פתיחה, כולם שטים "באותה סירה" לטוב ולרע. פעם הסירה למעלה ופעם למטה.
מה ההבדל בין מייל שיווקי למייל טרנזקציוני?
הסיטואציה המתסכלת הזו בוודאי מוכרת לכם: סיימתם הזמנה ואתם מחכים למייל שמאשר את פרטי ההזמנה שזה עתה ביצעתם, או אימייל לאיפוס סיסמה והוא לא הגיע? אחרי שחלפו כמה שניות ניסיתם לרפרש את תכנת האימייל שלכם וכשזה לא עזר התחלתם לחפש את האימייל בתיקיות שונות ולבסוף… מצאתם אותו ב"דואר זבל"? אולי אתם משתמשים במייל ארגוני כגון Office 365 והאימייל המיוחל שאתם מחכים לו נחסם ואתם צריכים לטרוח ולבקש ממנהל הרשת "לשחרר" לכם אותו.
הסיטואציה בה אימיילים טרנזקציוניים לא מגיעים אפילו יכולה לגרום לכם לחשוד שמשהו לא כשורה ולאבד אמון בעסק שממנו ביצעתם הזמנה.
כל אימייל שעסק שולח משפיע על העבירוּת (email deliverability) – לטוב או לרע.
מדוורים רבים סבורים בטעות שמערכת הדיוור היא אחראית הבלעדית על העבירוּת, אך האמת היא שלמדוור יש אחריות לא פחותה.
ראשית בואו נגדיר את ההבדלים בין מיילים שיווקיים, תפעוליים וטרנזקציוניים:
מייל שיווקי: אימייל מתוכנן ומתוזמן מראש. אימיילים בעלי תוכן זהה או דומה הנשלחים לתפוצה נרחבת. אלו הם קמפיינים שיווקיים, ניוזלטרים, הזמנות לאירועים וכדומה, הנשלחים לרשימת תפוצה.
מייל טרנזקציוני: מייל שנשלח לנמען ספציפי כתוצאה מטריגר מסוים או פעולה שהנמען עצמו יזם. האימייל חייב להגיע מיידית ל-Inbox של הנמען. לדוגמא: קישור לאיפוס סיסמה, מייל עם קישור לאישור הרשמה ב- double opt in, מייל welcome לאחר הרשמה לדיוור, חשבונית לאחר קנייה אונליין, אישור הזמנה, דחיית אמצעי תשלום, אישור משלוח וכדומה. אלו אימיילים שנמענים מצפים לקבל אותם והם זוכים ל-engagement גבוה.
בסיטואציות מסוימות כדאי להוסיף למיילים טרנזקציוניים הצעות שיווקיות כגון הצעות לשדרוג או תוספות משלימות לקנייה שבוצעה.
מייל תפעולי: מיילים בתפוצה נרחבת בעלי חשבינות תפעולית. לדוגמא: חשבונית חודשית, הודעות תפעוליות שונות.
בשל האופי של מיילים שיווקיים הם מקבלים פחות engagement, רשימות הדיוור מכילות נמענים רבים שאינם פעילים ומלכודות ספאם. בנוסף, דיוורים שיווקיים מקבלים יותר דיווחים על ספאם, חסימות והסרות.
אם משתמשים באותו פרופיל שליחה (לצורך הפשטות: שילוב של IP ודומיין) זה עשוי להגדיל את הסיכוי שהמיילים הטרנזקציוניים יחסמו, יתעכבו ויגיעו לספאם כתוצאה מפעילות דיוור שיווקי.
הפרד ומשול
לעיתים תכופות אימות הדומיין במערכת הדיוור דווקא עשויה לגרום לעסק יותר נזק מאשר תועלת, אם לא מתייחסים לפעילות אימייל נוספת כגון דיוורים טרנזקציוניים ותפעוליים של העסק תחת אותו דומיין.
לרוב הפעולה הראשונית שאני מבצע כשאני מלווה לקוחות בנושא עבירוּת אימיילים (email deliverability) היא "מיפוי והפרדה של שרתים שולחים" הכוללת מיפוי כלל פעילות הדיוור של העסק ברמת דומיינים (domains), תת דומיינים (sub-domains), מערכות ששולחות מיילים, כמויות, סוגי פעילות, תדירות, יעדים (פרטי /עסקי), engagement בכל אחת מסוגי הפעילויות ועוד.
הפרדת פעילויות הדיוור לדומיינים, תת דומיינים וכתובות IP נפרדות, מאפשרת לנהל reputation נפרד עבור כל אחת מפעילויות הדיוור בעסק ותצמצם מצבים בהם לדוגמא פעילות אימייל שיווקית תפגע בפעילות אימייל תפעולית או טרנזקציונית.
בסיטואציות מסוימות לקוחות אינם יכולים להסיר את עצמם מאימיילים טרנזקציוניים כל עוד הם לקוחות של השירות או העסק, אך יכולים להסיר את עצמם מאימיילים שיווקיים.
שיקולים להפרדת דיוורים
לרוב תחת דומיין אחד אפריד את השרתים השולחים כדלקמן:
דיוורים מהדומיין הראשי: דיוורים אחד על אחד. מהמייל הארגוני כגון Office 365 או Google Workspace.
דיוורים מתת-דומיין טרנזקציוני: דיוורים משרתי SMTP טרנזקציוניים. גם כאן אקים sub-domin לכל שרת או קבוצת שרתים טרנזקציוניים.
דיוורים מתת-דומיין שיווקי: דיוורים ממערכות דיוור שיווקיות, אשתמש ב-sub-domain של הדומיין הראשי. יש להקים את כתובת המייל ממנה מדוורים גם כ-alias במייל העסקי כדי שאפשר יהיה להשיב לכתובת זו.
ישנן מערכות דיוור ואוטומציה שיווקית שמפרידות בין מיילים שיווקיים למיילים טרנזקציניים ושולחות את המיילים הטרנזקציוניים באמצעות SMTP נפרד השומר על sender reputation גבוה.
אם משתמשים ביותר ממערכת דיוור אחת, אקים sub-domain נפרד לכל מערכת דיוור.
השיקולים איך לבצע הפרדת שרתים המדוורים אימיילים שיווקיים וטרנזקציוניים תלויה בפעילות כל עסק לגופו. במקרי קיצון בארגונים בהן יש אוטומציות רבות יתכן ולא נכון לבצע הפרדה ל-sub-domain כדי את הדיוורים הטרנזקציוניים ו"לרכב על הגל" שלהם.
תורמים נוספים לשיפור העבירוּת הוא throttling של קצב הדיוורים השיווקיים ותדירות הדיוורים.
רוצה להתייעץ איתי לגבי שיפור האימייל מרקטינג או עבירוּת המיילים שלך?
לקריאה נוספת
אינפוגרפיקה, מייל שיווקי לעומת מייל טרנזקציוני, Sparkpost
למה כדאי להפריד שרתי דיוור, trendline
מייל שיווקי לעומת טרזקציוני, Posmark
דוגמאות לאימיילים טרנזקציוניים, InboxArmy
האם יש הבדל בין מייל שיווקי למייל טרנזקציוני?, Campaignmonitor
אודות המחבר
סלע יֹפֶה
מלווה עסקים בארץ ובעולם בפעילות אימייל מרקטינג ומסייע בשיפור עבירוּת אימיילים (email deliverability) כדי שאימיילים שעסקים שולחים יגיעו ל-Inbox ולא אל ה-Spam.
מסייע לעסקים למכור יותר ולחסוך בהוצאות תפעול באמצעות שיפור איכות הנתונים (data quality).
מנכ"ל חברת דאטה מדיה ועורך שותף של הבלוג והפודקאסט crm.buzz
