למי קראת עסק קטן חלק ב’

בחלק א’ של המאמר, עסקנו ב”פיצוחי משה”. עסק דמיוני קטן המנהל את עסקיו מבאסטה בשוק. משה הטמיע טכנולוגיות ושירותים לייעול העסק. אלו תרמו בעיקר לשיפור חזות ותדמית העסק כעסק בעל נוכחות מכובדת וכמובן שיפרו את השירות וחווית הלקוח. באסטה בשוק היא עסק מקומי אך גם עסקים מקומיים יכולים לפתח פעילות אונליין שתגדיל את היקף הלקוחות ותשחרר אותם מהתלות במיקום.

משה הטמיע בהצלחה חשבונית מקוונת שהחליפה את פנקסי החשבוניות והקבלות המיושנים ואת הצורך לשלוח חשבוניות בדואר הרגיל. תוכנת CRM במקום אקסלים המאפשרת ניהול ובקרה של כל התקשורת עם הלקוח במקום אחד. מערכת טלפוניה בענן המחוברת ל-CRM וכוללת IVR לניתוב השיחות לאדם המתאים (שיכול להיות נייד ובכל מקום). שירות מענה אנושי העונה בשם העסק וקולט שיחות בכל שעות היום ואתר אינטרנט הכולל גם חנות E-COMMERC שניתן להזמין ממנה מוצרים.

זה הזמן להצעיד את העסק הקטן כמה צעדים נוספים קדימה ולסייע למשה לייעל את ניהול המשימות שלו ולהוריד מעצמו, באמצעות כלים טכנולוגיים, משימות שהוא לא חייב לעשות בעצמו.

מרשימות ביצוע למערכת ניהול משימות

דווקא בעסק קטן בו קומץ אנשים, לעיתים אפילו אדם אחד (one man show) עושים את כל הדברים הקשורים בניהול העסק, ניהול משימות הוא עניין קריטי.

מה צריך להתבצע? מי עושה מה? מי אחראי על מה? מה הלו”ז לביצוע? למי התחייבנו? ועוד, הם הבסיס לכל משימה.

השוק מוצף באין סוף פתרונות טכנולוגיים לעניין זה, דוגמת Slack, Monday, Trello, ו-Microsoft To do (שניתנת כחלק מחבילות Office 365 ויש לה אינטגרציה לשאר ישומי אופיס 365 השונים) ועוד פתרונות אחרים, המאפשרים שיתוף משימות, חלוקת תפקידים, מעקב אחר לוחות הזמנים והתממשקות ליישומים משלימים אחרים, בהם המייל, היומן, מסמכים בענן, ועוד.

 יש מי שמעדיפים להמשיך לנהל את הזמן שלהם ואת המשימות שלהם כמו פעם. פסיכולוגית יש היגיון רב בניהול משימות המשלב שימוש בנייר, עיפרון וכלי טכנולוגי, לצורך התכנון היומי אותו אנו חוזרים ומבצעים יום יום. הפעולה החוזרת ונישנית של כתיבת משימות, מחיקת המשימות שבוצעו ופתיחת דף חדש בכל יום, על מנת לתעדף משימות ולבחון שינויים, מסייעת לנו ללוש את הבצק וממש להרגיש את המשימות שלנו בידיים. אפילו אנשים מאוד טכנולוגיים מצדדים בשיטה של נייר ועיפרון לניהול משימות.

עיפרון ונייר טובים עד שלב מסוים בחיי העסק. רשימות שונות, מיילים ואפילו רשימות אקסל כבר לא מספיקים לניהול העסק בצורה יעילה. הם לא מסתנכרנים היטב או בכלל לא, המידע לא מוצג בצורה ברורה, אינו נשמר ואינו משמש ללמידה והפקת מסקנות.

מצטעל’ה לאוטומציה

ישנן משימות שאנחנו חייבים לבצע בעצמנו וישנן משימות שנוכל לבצע ב-outsourcing  כלומר משימות שנוכל להאציל לאנשים אחרים בתוך העסק או מחוצה לו. החדשות הטובות הן שכבר לא צריך לעשות רשימות על גבי רשימות, לא על צטעל’ה וגם לא באקסל. באמצעות כלים יחסית פשוטים ולא יקרים, חלקם אפילו חינמיים (בתכניות בסיסיות) ניתן ליצור בעסק הקטן והגדול כאחד, אוטומציות של תהליכים כמעט לכל דבר בתהליך העבודה הממוחשבת. לחבר כלים שונים שאין בניהם שום קשר, אך כשמחברים אותם הם יוצרים תהליך עסקי שלם שמחליף פעולות ידניות, חוסך זמן ודואג שדברים לא יפלו בין הכיסאות. כלי אינטגרציה כגון Zapier  וכלים אחרים מאפשרים להגדיר טריגרים ויוצרים אינטגרציה שמאפשרת יצירה של שרשרת פעולות אוטומטיות. למשל אפשר להגדיר שכאשר מגיע מייל עם המילה “חשבונית” תישלח התראה לטלפון של מי שהוגדר מראש ותיווסף משימה באפליקציית המשימות, או להגדיר שברגע שמתווסף לקוח לרשימת גוגל דוקס שמחובר לטופס הרשמה, רשומת הלקוח תוקם ב-CRM.

Zapier תומך ביותר מ- 1,500 אפליקציות וכלי תוכנה שונים.

מבאסטה בשוק לאוטומציית שיווק

היום, גם כשאנחנו עושים שופניג בחנויות פיזיות אנחנו כל הזמן באונליין. משווים מחירים, מקבלים המלצות ועוד. מסע הלקוח כיום מתרחש ברובו באונליין כאשר למעלה מ-70% מרכישה שתסתיים בחנות פיזית תקרה אחרי תהליך חיפוש מידע, השוואה, קריאת תוכן ועוד לפני שבכלל ניצור קשר עם החנות. כמובן שמסע הלקוח ברכישה אונליין מתרחש ברובו או כולו ברשת. כל אלו מדגישים את הצורך בנוכחות טובה ברשת, אך גם מחייבים הפעלת מערכת אוטומציה שיווקית על מנת למקסם ולתעדף כל מתעניין עוד בשלב האינקובציה שלו, הרבה לפני שהוא בכלל (אם בכלל) יפנה אלינו. זה לא סוד שניתן להשפיע על ההתנהגות שלנו ברשת וכפי שפרסומות גוגל “רודפות” אחרינו במרחבי הרשת כשהתעניינו במשהו כך נכון למקסם ולא להשאיר לפתקאות את כל הפעולות שאנו רוצים לעשות על מנת להכניס למשפך השיווק כמה שיותר תנועה וליצור מסעות לקוח אפקטיביים. תהליכים אלה מתאפשרים באמצעות מערכות Marketing Automation שכוללות סוויטה של כלים כגון: “צביעת גולשים” מרגע כניסתם לאתר, הקפצת הודעות PUSH, הקפצת פופ-אפים (webhooks), מערכת דיוור מתוחכמת, מערכת ניוזלטרים, דפי נחיתה, ניהול לידים, ניהול קמפיינים, פרסום והאזנה ברשתות החברתיות ועוד.

לדוגמא: אם גלשתם באתר שלנו אולי נתקלתם מדי פעם (אנחנו משתדלים לא להציק) בפופ-אפ שמגיע ממערכת המרקטינג אוטומיישן שאנחנו מפעילים באתר. כשתרשמו לאתר, תקבלו מאיתנו מייל שישלח לאחר הרשמה. אם לא תפתחו את המייל ששלחנו אליכם, המערכת תחכה כמה ימים ואז תשלח מייל נוסף. זו אוטומציה מאוד פשוטה אך אפשר לשכלל אותה ולהוסיף פעולות, תנאים ותיוגים. ניתן לייצר אוטומציות שונות בהתאם למסעות לקוח שונים, לסוגי לקוחות, ולהתנהגות לקוחות. ניתן לדוגמא להפעיל אוטומציה שתשלח תזכורת במייל למי שלא השלים קניה ונטש סל קניות וכמובן להגדיר שהמערכת תשלח הודעות “תודה שקנית” בעקבות קנייה, הודעת “התגעגענו” ללקוחות שמזמן לא עשו רכישה באתר ועוד.