מעבר מערכת דיוור הוא עניין רציני. למרות זאת שכיח כי מדוורים פשוט עושים את כל הטעויות האפשרויות סביב תהליך הבחירה והמעבר בין מערכות דיוור. אלו הטעויות הנפוצות:
תוכן עניינים
מעבר מערכת דיוור הוא עניין רציני. למרות זאת בתהליכי יעוץ שאני עושה מול לקוחות בנושא עבירוּת אימיילים (deliverability) אני נתקל בהמון מקרים שבהם מדוורים פשוט עושים את כל הטעויות האפשרויות סביב תהליך הבחירה של מערכת דיוור והמעבר בין מערכות. אלו הטעויות הנפוצות ואיך להימנע מהן:
עוברים במקום למצות את יכולות המערכת
אחת הטעויות הנפוצות שמדוורים עושים היא להאשים את מערכת הדיוור בתוצאות לא טובות של הפעילות השיווקית שלהם. בהחלט ישנה אחריות משותפת בין מדוורים ולמערכת הדיוור שלהם.
אני תמיד אומר שמערכת דיוור מורכבת כביכול משני חלקים: החלק של ה-“מערכת” הכולל את ממשק המשתמש, התפריטים, תכונות המערכת וכו’. וישנו החלק שקשור ב-“דיוור” שנמצא מתחת למכסה המנוע, סוג של קופסה שחורה שמאוד קשה למשתמשי הקצה להבין את טיבו וכיצד הוא מתפקד. והראיה היא שאחת הסיבות המובילות לכך שמדוורים עוברים מערכות דיוור בעיקר בין מערכות למגזר ה-SMB קשורה בעבירות (deliverability).
בהחלט ישנם מקרים שבהם כדאי למדוורים לעזוב את מערכת הדיוור ולעבור למערכת טובה יותר מבחינת עבירוּת. חלק מהתהליכים שאני עושה עם לקוחות הינם בדיוק תהליכים כאלה של בחירה והטמעה של מערכת דיוור מתאימה יותר לארגון או לעסק.
הרחבה במאמרים מי אחראי על העבירות, וגם ההבדלים הסמויים בין מערכות דיוור
לפי Chris Marriot שהחברה שלו Email Connect מקיימת תהליכי בחירה של מערכות דיוור בארגוני Enterprise, הסיבות העיקריות למעבר בארגוני ענק, המשתמשים במערכות דיוור ואוטומציה שיווקית ל-enterprise, קשורות בעיקר בבחירת מערכת אחרת עקב חסר בתכונות, איטיות מערכת ומחיר ולאו דווקא קשורות בעבירוּת.
האזנה לפודקאסט
פודקאסט ובלוג המובילים בעברית לנושאי אימייל מרקטינג (email marketing) ועבירות אימיילים (deliverability).
הגעתם אל הבלוג והפודקאסט המובילים והמעודכנים ביותר בעברית בנושא אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, שיווק ודאטה, הכולל שפע של מאמרים מפורטים ופודקאסטים בנושא אימייל מרקטינג למתחילים ומתקדמים ומכסה את התחום בצורה מקצועית.
חלק מהפרקים הם ראיונות עם מומחי אימייל מרקטינג בינלאומיים מובילים המשלבים עברית.
אימייל מרקטינג הוא ערוץ ותיק, אבל אולי דווקא בגלל שהוא “הסבא” של המדיה הדיגיטלית הוא לא מקבל את תשומת הלב וההתמקצעות הראויה.
אבל זה הולך ונהיה קשה… כדי להצליח באימייל מרקטינג צריך להתמקצע ולא לסמוך רק על כך שהפלטפורמה (מערכת הדיוור) תעשה את הכל.
בבלוג והפודקאסט ניתן למצוע מידע מקיף ועדכני בנושאי אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, סקירת מערכות דיוור, אוטומציה שיווקית, שיווק באמצעות תוכן, אימייל מרקטינג עבור איקומרס, מידע וטיפים לשיווק במייל, דיוור עבור סטארטאפים ועוד.
A blog and a podcast (in Hebrew) about email marketing, email deliverability, marketing, and data.
במגזר העסקים הקטנים והבינוניים בחירה של מערכת דיוור או אוטומציה שיווקית נעשית לרוב כתהליך קצר וחפוז.
טעות בבחירה בעסק קטן קל לתקן. אבל טעות בבחירה של מערכת דיוור ואוט’ באנטרפרייז היא קטסטרופלית.
אם אתם סקרנים לדעת כיצד ארגוני אנטרפרייז בוחרים מערכות דיוור (ESP) ואוטומציה שיווקית (Marketing Automation), הנה קטע וידאו קצר מראיון שבפודקאסט, עם Chris Marriott מנכ”ל Email Connect המלווה חברות ענק בארצות הברית בתהליכי RFP כבדים על מנת שחברות אלה יוכלו לקבל את ההחלטה הנכונה עבורם מבין שחקניות המרקטינג אוטומיישן והאימייל מרקטינג הגדולות.
בפודקאסט כריס משתף מנסיונו הרב ונותן גם טיפים לבחירת מערכת דיוור או אוטומציה שיווקית שיכולים להתאים לעסקים קטנים ובינוניים.
See omnystudio.com/listener for privacy information.
בוחרים לא נכון או בהתאם להמלצות
הרבה מאוד מדוורים בוחרים מערכת דיוור לפי המלצות שהם ראו ברשת החברתית, בקבוצות ווטסאפ וקהילות. זו לא הדרך הנכונה לבחור מערכת דיוור.
זריקת שמות (name dropping) של מערכות אינו דווקא שלב פסול בעיניי, אך לרוב אנשים פשוט מסתפקים בכך, מסתמכים על ההמלצה ובוחרים במערכת מבלי שביצעו בדיקות על מנת לוודא מה הם קונים והאם המערכת היא הטובה ביותר עבורם.
אני אף פעם לא אמליץ ללקוח על מערכת דיוור כך. עם לקוחות שאני מלווה בתהליכי בחירה והטמעה של מערכות דיוור אקיים תהליך בחירה על מנת שהלקוח יוכל לקבל את ההחלטה הנכונה עבורו. לאחרונה ביצעתי תהליך כזה מול לקוח שכלל שאלון השוואה שכלל מעל למאה שאלות ותכונות אותו קיבלו מערכות דיוור ישראליות ובינלאומיות על מנת לוודא שהלקוח בוחר את המערכת המתאימה עבורו.
הסתמכות על המלצות שראיתם ברשת יכול להוות עוד כלי עזר שיעזור לכם להרכיב רשימה ראשונית של כמה מערכות כדי להתחיל את תהליך הסינון וההשוואה על מנת להישאר לבסוף עם short list של 2-3 מערכות שאיתן אפשר להיכנס לתהליך סופי של בחינה לקראת בחירת המערכת.
בין המערכות הישראליות קיימים הבדלים ולכן כדאי ללקוחות שמבקשים לקבל החלטה נכונה עדיף לקיים תהליך בחירה מסודר.
קוחות הישראלים מעדיפים מערכות ישראליות בעיקר בגלל העדפת השפה העברית במערכת עצמה, שירות לקוחות טלפוני בשפה העברית, ותמיכה בשעות וימי העבודה המקובלים בישראל.
ישנם לא מעט מערכות דיוור בינלאומיות טובות מאוד התומכות באדיטור בעברית שהקהל הישראלי מפספס בגלל העדפת השירות בשפה העברית. יחד עם זאת, במערכות הבינלאומיות שירות טלפוני אינו ניתן לכל הלקוחות, בד”כ יידרש לפתוח ticket ולהתנהל בכתב מול התמיכה. כמו כן זה ידרוש לעבוד מול תמיכה שמתנהלת בשעות וימי עבודה פחות נוחים לקהל הישראלי.
מחכים לרגע האחרון
טעות שכיחה נוספת היא לחכות עם ההחלפה לרגע האחרון לקראת תום חוזה. לעיתים לקוחות אף מאבדים את הגישה אל המערכת הישנה עקב כך שחיכו לרגע האחרון ולא מוציאים נתוני engagement שיהיו דרושים לשלב החימום במערכת החדשה. בארגוני ענק תהליך הבחירה יכול לקחת שנה ותהליך ההסבה אפילו שנתיים. גם במערכות קטנות וארגונים קטנים תהליך הבחירה יכול לקחת חודשים ספורים (על מנת לקבל החלטה נכונה) ותהליך ההסבה עשוי לקחת חודשים אחדים עד למעבר הסופי.
מדוורים צריכים לקחת בחשבון תרחיש שבו הם יעברו תהליך מעבר הדרגתי (לא לבלוע את כל הפיצה בבת אחת אלא בפרוסות) במסגרתו יפעלו שתי מערכות במקביל (הישנה והחדשה), כאשר מתבצעת העברת פעילויות אל המערכת החדשה והגדלת הפעילות במערכת החדשה ובמקביל דעיכת הפעילות במערכת הנעזבת (ראו גם בהמשך).
דאטה ואיכות דאטה
במקרים רבים מדוורים שוכחים לטעון למערכת החדשה את רשימת הלקוחות המוסרים על מנת להימנע מלדוור אליהם וזה פתח לבעיות משפטיות. הדרך הנכונה היא או לטעון אותם כרשימה שאין לדוור אליה (suppression) או למחוק אותם לחלוטין לפני הטעינה למערכת החדשה.
טעות נוספת שעשויה לגרום לכם להתחיל ברגל שמאל היא שבתוך הרשומות שלכם ישנן רשומות לא תקינות שמערכת הדיוור הישנה גורעת (hard bounces). הדרך הנכונה היא לבדוק את הדאטה לפני המעבר באמצעות כלי אימות אימיילים. כלים מסוימים מבצעים בנוסף לשכבת ה-validation שכבת hygiene נוספת שמטרתה היא לצמצם סיכונים הנובעים מרשומות תקינות אך מסוכנות לשימוש.
ראו הרחבה במאמרים על מלכודות ספאם, כלים לניקוי רשימות, bounces וההבדלים ביניהם
לא מאמתים את הדומיין
אמנם מאז שהדרישות החדשות של ספקיות האימייל הגדולות נכנסו לתוקף במלואן בחודש יוני 2024, מערכות דיוור רבות הגדירו תהליכי בדיקה במערכות שלהן על מנת לא לאפשר לדוור מדומיין שאינו מאומת. אך לא כל המערכות הוסיפו את ההגנה הזו ועדיין אני נתקל במדוורים שעושים זאת מדומיין שאינו מאומת במערכת הדיוור שלהם. אחד הדברים הראשונים שצריך לעשות כשעוברים מערכת דיוור הוא אימות לדומיין על ידי הגדרת רשומות SPF ו-DKIM ב-DNS של הדומיין ולוודא שההגדרות תקינות על ידי שליחת אימייל לכלי בדיקה כגון aboutmy.email.
ראו הרחבה במאמר על הדרישות החדשות של ספקיות האימייל הגדולות ובסדרת מאמרים על אימות דומיינים במערכת דיוור
האזנה לפודקאסט
פודקאסט ובלוג המובילים בעברית לנושאי אימייל מרקטינג (email marketing) ועבירות אימיילים (deliverability).
הגעתם אל הבלוג והפודקאסט המובילים והמעודכנים ביותר בעברית בנושא אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, שיווק ודאטה, הכולל שפע של מאמרים מפורטים ופודקאסטים בנושא אימייל מרקטינג למתחילים ומתקדמים ומכסה את התחום בצורה מקצועית.
חלק מהפרקים הם ראיונות עם מומחי אימייל מרקטינג בינלאומיים מובילים המשלבים עברית.
אימייל מרקטינג הוא ערוץ ותיק, אבל אולי דווקא בגלל שהוא “הסבא” של המדיה הדיגיטלית הוא לא מקבל את תשומת הלב וההתמקצעות הראויה.
אבל זה הולך ונהיה קשה… כדי להצליח באימייל מרקטינג צריך להתמקצע ולא לסמוך רק על כך שהפלטפורמה (מערכת הדיוור) תעשה את הכל.
בבלוג והפודקאסט ניתן למצוע מידע מקיף ועדכני בנושאי אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, סקירת מערכות דיוור, אוטומציה שיווקית, שיווק באמצעות תוכן, אימייל מרקטינג עבור איקומרס, מידע וטיפים לשיווק במייל, דיוור עבור סטארטאפים ועוד.
A blog and a podcast (in Hebrew) about email marketing, email deliverability, marketing, and data.
לא מחממים את הדומיין
טעות נוספת היא לדלג על שלב קריטי של חימום הדומיין. בתהליך חימום הדומיין נציג דומיין חדש או דומיין ותיק שכבר יש לו היסטוריה דיוורית אבל עצם העובדה שחיברנו אותו למערכת דיוור חדשה והגדרנו רשומת DKIM (המשויכת ל-reputation של הדומיין) נדרש לחמם את הדומיין גם אם הדומיין דיוור בעבר (כפי שקורה כשעוברים מערכת).
במסגרת חימום הדומיין נשלח דיוורים אל רשימה של נמענים שהיו תגובתיים באופן חיובי לדיוור (פתחו, הקליקו, העבירו הלאה, השיבו וכדומה). כלומר אנחנו רוצים להשתמש בנתוני engagement קודמים אותם נצטרך לייצא ממערכת הדיוור הנעזבת.
ראו הרחבה במאמר על חימום דומיין, החשיבות של הפרדת פרופיל שליחה
מנסים להעביר הכל בבת אחת
כדאי להיערך למעבר מערכת דיוור מספיק זמן מראש ולקחת בחשבון שהדרך הנכונה היא לא Lift and shift אלא העברה הדרגתית של פעילויות מהמערכת הישנה למערכת החדשה. ההעדפה היא ברוב המקרים להעביר תחילה אוטומציות ומסעות לקוח. אחר כך אפשר להעביר טמפלטים שברוב המקרים יהיה צריך לבנות מחדש ורק אז כשהמערכת כבר חמה להעביר בהדרגה קמפיינים. כפי שציינתי קודם, במקרים רבים תהליך ההסבה ידרוש לעבוד תקופה מסוימת אם שתי מערכות.
שוכחים לבצע אינטגרציות
כדאי לזכור שאם ממשיכים לעבוד תקופה מסוימת עם שתי מערכות דיוור, צריך לבצע אינטגרציה בין המערכות על מנת לעדכן לקוחות שיצטרפו בשתי המערכות, והכי חשוב להסיר בשתי המערכות נמענים שביקשו להיגרע מהדיוורים.
לא לשכוח להגדיר טפסים של מערכת הדיוור החדשה, או אם אתם משתמשים בטפסים באתר שלכם באמצעות מערכת טפסים מקצועית בוורדפרס נניח, לבצע אינטגרציה אל מערכת הדיוור החדשה כך שכל נרשם חדש יועבר למערכת החדשה ולא אל המערכת הישנה.
לא מעדכנים את הלקוחות והנמענים
תמיד עולה השאלה האם כדאי לעדכן את הלקוחות כאשר עוברים מערכת דיוור. פעמים רבות זה לא נדרש. אבל אם החוויה ללקוחות תשתנה כדאי לעדכן את הלקוחות. בוודאי אם אתם מתכננים להתחיל לפעול מדומיין חדש, או שבמערכת החדשה ישנו מרכז ההעדפות שנראה אחרת, או שלא היה מרכז העדפות במערכת הישנה ולכן חווית שינוי העדפות או ההסרה מהדיוורים תראה ללקוחות אחרת.
במקרים כאלה כדאי לעדכן את הלקוחות על המעבר המתוכנן ומה יהיו השינויים.
ראו הרחבה במאמר על מרכז לניהול העדפות דיוור
ראיונות בפודקאסט עם מומחי אימייל מרקטינג בינלאומיים
האזנה לפודקאסט
פודקאסט ובלוג המובילים בעברית לנושאי אימייל מרקטינג (email marketing) ועבירות אימיילים (deliverability).
הגעתם אל הבלוג והפודקאסט המובילים והמעודכנים ביותר בעברית בנושא אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, שיווק ודאטה, הכולל שפע של מאמרים מפורטים ופודקאסטים בנושא אימייל מרקטינג למתחילים ומתקדמים ומכסה את התחום בצורה מקצועית.
חלק מהפרקים הם ראיונות עם מומחי אימייל מרקטינג בינלאומיים מובילים המשלבים עברית.
אימייל מרקטינג הוא ערוץ ותיק, אבל אולי דווקא בגלל שהוא “הסבא” של המדיה הדיגיטלית הוא לא מקבל את תשומת הלב וההתמקצעות הראויה.
אבל זה הולך ונהיה קשה… כדי להצליח באימייל מרקטינג צריך להתמקצע ולא לסמוך רק על כך שהפלטפורמה (מערכת הדיוור) תעשה את הכל.
בבלוג והפודקאסט ניתן למצוע מידע מקיף ועדכני בנושאי אימייל מרקטינג, עבירוּת אימיילים, סקירת מערכות דיוור, אוטומציה שיווקית, שיווק באמצעות תוכן, אימייל מרקטינג עבור איקומרס, מידע וטיפים לשיווק במייל, דיוור עבור סטארטאפים ועוד.
A blog and a podcast (in Hebrew) about email marketing, email deliverability, marketing, and data.
Matthew Vernhout (@emailkarma) is the Principal Email Advisor with Email Industries, where he offers guidance, advice and consulting to clients. With a deep commitment to combating email-related challenges, Matthew holds the role of Secretary at the Coalition Against Unsolicited Commercial Email (CAUCE.org).
In addition to his leadership roles, Matthew holds influential positions as the Communications Chair at the AuthIndicators Working Group (BIMIGroup.org) and the Training Vice Chair of the Messaging, Malware, Mobile Anti-Abuse Working Group (M3AAWG). He also serves as Chairperson Emeritus at the ANA’s Email Experience Council and as a Board member for the Video Games Ethics Trust and Safety group (VGETS), showcasing his broad industry involvement.
Matthew is the visionary founder of the Canadian Email Summit (emailsummit.ca), co-founder of Privacy Summit North (privacysummitnorth.ca) and the EmailDojo (emaildojo.io). Recognized as the 2019 EEC Thought Leader of the Year, he holds the distinction of being a Certified International Privacy Professional (Canada) (CIPP/C), underscoring his expertise in privacy matters.
As a sought-after speaker, Matthew frequently addresses audiences at global email marketing and technology conferences, sharing his invaluable insights on industry trends and developments. His celebrated blog, EmailKarma.net, serves as a platform for thought leadership and expert commentary.
Social Media: https://ekma.co/m/EmailKarma
אני סלע יפה, מומחה אימייל מרקטינג ועבירוּת אימיילים. כשיהיה לך רצון לשפר את ביצועי האימייל מרקטינג שלך, כך אוכל לעזור לך: אני מזמין אותך לפגישת יעוץ ראשונית של 1/2 שעה ללא עלות בנושא עבירוּת אימיילים ואסטרטגיית אימייל מרקטינג. book an email deliverability discovery call.
לקריאה נוספת
Sella Yoffe
Email Deliverability & Email Marketing Expert
working with global email senders, startups, and ESPs to improve their deliverability and email authentication
Podcast host & Blogger @ CRM.BUZZ & EmailGeeks.Show
